A conseqüència de la COVID-19, el Reial decret llei 19/2020 estableix que el termini de tres mesos per formular els comptes anuals i altres documents legalment obligatoris es computarà des de l’1 de juny de 2020 (i no des de la finalització de l’estat d’alarma), i redueix a dos mesos (en lloc de tres mesos) el termini per aprovar els comptes anuals des que finalitza el termini per a la seva formulació. Per tant, la data límit per a la formulació dels comptes anuals seria el 31 d’agost de 2020.

L’informem que amb efectes des del passat 28 de maig de 2020, s’ha provat  el Reial decret llei 19/2020, de 26 de maig, pel qual s’adopten mesures complementàries en matèria agrària, científica, econòmica, d’ocupació i Seguretat Social i tributàries per pal·liar els efectes de la COVID-19, on s’inclouen mesures que afecten els comptes anuals, i s’estableix un nou termini per a la formulació i aprovació dels comptes anuals de l’exercici 2019.

Li recordem que en matèria de formulació, verificació i aprovació dels comptes anuals de les diferents empreses i entitats, l’article 40 i 41 del Reial decret llei 8/2020, de 17 de març de mesures urgents extraordinàries per fer front a l’impacte econòmic i social de la COVID-19, va establir un règim extraordinari. Aquest règim extraordinari al cap d’uns dies va ser matisat per la modificació introduïda per la disposició final primera del Reial decret llei 11/2020 (publicat en el BOE del dia 1 d’abril).

En concret en aquesta normativa:

a) S’establia la suspensió del termini de tres mesos des del tancament de l’exercici social per a la formulació de comptes anuals, que es reprendria per altres tres mesos des que finalitzi l’estat d’alarma.

Per al cas que els comptes anuals ja estiguessin formulats a la data de declaració de l’estat d’alarma, s’estenia el termini per a la seva verificació per auditors fins als dos mesos posteriors a la finalització de l’estat d’alarma.

Conforme a això es retardaven els terminis per a les reunions de les juntes generals ordinàries d’aprovació de comptes (tres mesos següents a la data en la qual finalitzés el termini per formular els comptes); i si ja haguessin estat convocades abans de la declaració de l’estat d’alarma i la seva data de celebració fos posterior, es podria modificar el lloc i l’hora de celebració o revocar la convocatòria.

b) En el cas de societats cotitzades, s’estenia a sis mesos des del tancament de l’exercici social l’obligació de publicar i remetre l’informe financer anual i l’informe d’auditoria de comptes anuals a la CNMV i s’establia que la junta general ordinària es podria celebrar dins dels deu mesos a comptar des del tancament de l’exercici social.

Nou termini per a la formulació i aprovació dels comptes anuals 2019

Doncs bé, amb efectes des del 28 de maig de 2020, el Reial decret llei 19/2020 estableix que el termini de tres mesos per formular els comptes anuals i altres documents legalment obligatoris es computarà des de l’1 de juny de 2020 (i no des de la finalització de l’estat d’alarma). D’altra banda, es redueix a dos mesos el termini per aprovar els comptes anuals des que finalitza el termini per a la seva formulació.

A més, encara que no es considera expressament en la nova norma, l’1 de juny també s’inicia el termini de quatre mesos per a la legalització de llibres, d’acord amb la interpretació que va realitzar la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública en la seva resolució de 10 d’abril de 2020 sobre l’impacte que en relació a la legalització dels llibres d’empresaris resulta de l’article 40 del Reial decret llei 8/2020.

Tenint en compte l’anterior, el  Registre Mercantil ha publicat el 28 de maig de 2020 una nota a la seva pàgina web sobre la legalització dels llibres i el dipòsit dels comptes corresponents a l’exercici tancat el 31 de desembre de 2019, en la qual diu que d’acord amb la disposició final 8a del Reial decret llei 19/2020, de 26 de maig (BOE 27/05/2020) que ha modificat els apartats 3 i 5 de l’article 40 del Reial decret llei 8/2020, quan per efectuar la presentació en termini de la legalització dels llibres i dels dipòsits de comptes anuals, seran els següents:

• Formulació comptes anuals: s’estableix un termini de tres mesos des del dia 1 de juny per formular els comptes anuals de l’exercici 2019. En conseqüència la data límit per a la formulació de comptes anuals seria el 31 d’AGOST de 2020.

Sense perjudici de l’anterior, serà vàlida la formulació dels comptes anuals dins del període de l’estat d’alarma.

• Data màxima per presentar en termini la legalització dels llibres: 30 de SETEMBRE 2020.
• Data màxima per celebrar la junta general ordinària que aprova els comptes i l’aplicació del resultat: 31 d’OCTUBRE 2020.

Atenció. A partir de la convocatòria de la junta general, qualsevol soci podrà obtenir de la societat, de manera immediata i gratuïta, els documents que han de ser sotmesos a la seva aprovació, així com l’informe de gestió i l’informe de l’auditor de comptes si n’hi hagués.

• Data màxima per presentar en termini el dipòsit dels comptes anuals: un MES des del dia en què s’hagi celebrat la junta d’aprovació de comptes anuals 31 d’octubre (en cas d’exhaurir terminis i celebrar-se la junta en data 31 d’octubre) la data màxima serà el 30 de NOVEMBRE de 2020.

Atenció. El 30 de novembre de 2020 és la data límit per dipositar els comptes anuals del 2019 en termini sempre que l’aprovació dels comptes s’hagués realitzat l’últim dia del termini fixat, això és, el 31 d’octubre de 2020, dos mesos després d’acabar el termini de tres mesos per formular els comptes anuals.

Els comptes anuals

Els comptes anuals comprendran:

• El balanç
• El compte de pèrdues i guanys
• Un estat que reflecteixi els canvis en el patrimoni net de l’exercici (ECPN),
• Un estat de fluxos d’efectiu (EFE) i
• La memòria

Són documents que formen una unitat i han de ser redactats amb claredat i mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i els resultats de l’empresa de conformitat amb les disposicions legals. Així en la comptabilització de les operacions s’atendrà la seva realitat econòmica i no sols a la seva forma jurídica.

Atenció. En l’ordenament comptable actual, l’Estat de Fluxos d’Efectiu NO RESULTA OBLIGATORI quan es presenten comptes anuals en format Pime o Abreujat; mentre l’Estat de Canvis en el Patrimoni Net (ECPN), que amb l’aprovació del PGC resultava obligatori, a partir de l’1 de gener de 2016, amb la reforma comptable introduïda pel Reial decret 602/2016, de 2 de desembre, TAMPOC RESULTA OBLIGATORI quan es presenten comptes anuals en format Pime o Abreujat.

Qui té l’obligació de presentar els comptes anuals?

Els administradors de la societat, que han de presentar en el Registre Mercantil del domicili social certificació dels acords de la junta de socis d’aprovació d’aquests comptes, d’aplicació del seu resultat, així com, en el seu cas, l’informe de gestió i l’informe de l’auditor, quan la societat estigui obligada a auditoria o s’hagués acordat a petició de la minoria.

Els comptes anuals són objecte de publicitat i qualsevol pot consultar-los i obtenir informació del Registre Mercantil de tots els documents dipositats.

Atenció. Els administradors de la societat són els qui tenen l’obligació de convocar la junta de socis a la qual sotmetre l’aprovació dels comptes i, una vegada aprovats, dur a terme el seu posterior dipòsit davant el Registre Mercantil en el mes següent.

I amb el compliment d’aquest requisit de donar publicitat als comptes anuals s’acaba el cicle que hem de realitzar cada any, a més de la legalització dels llibres oficials.

Si no es dipositen els comptes

Si diposita els comptes més tard, la seva empresa podrà ser objecte de les següents sancions:

• Una multa d’entre 1.200 i 60.000 euros.  L’import concret es determinarà en funció de les partides de l’actiu i del volum de vendes declarades en l’últim impost sobre societats. Si l’empresa (o el grup d’empreses) té un volum de facturació anual de més de 6 milions d’euros, l’import màxim de la multa pot arribar a ser de 300.000 euros.
• A més, si passa un any des de la data de tancament de l’exercici sense que s’hagin dipositat els comptes anuals, el Registre Mercantil quedarà “tancat” per a la seva empresa. És a dir, fins que no els dipositi, no podrà inscriure la majoria d’acords de la societat (per exemple, una escriptura de canvi de domicili o d’ampliació de capital).

Atenció. Si els comptes anuals no s’haguessin dipositat per no estar aprovats per la junta general, el tancament registral es podrà evitar si aquesta circumstància s’acredita amb certificació de l’òrgan d’administració expressant la causa de la falta d’aprovació. Si aquesta situació persisteix, s’ha de presentar la certificació cada 6 mesos.

No obstant això, encara que passi un any sense que la seva empresa presenti els comptes anuals, sí que podrà inscriure en el Registre Mercantil determinats documents: el cessament de l’administrador, una revocació de poders, la dissolució de la societat i el nomenament de liquidadors.

A més, en cas d’incomplir amb la seva obligació de presentar els comptes anuals en el Registre Mercantil del domicili social, al mes següent de la seva aprovació, els administradors estarien  incomplint la legislació vigent amb les següents conseqüències:

• No es permetrà la inscripció de cap document referit a la societat mentre l’incompliment persisteixi, i entre altres coses no es podran nomenar administradors, ni atorgar poders, fins que  no estiguin dipositats els comptes.
• En el cas dels administradors, la no presentació dels comptes suposa que no s’ha actuat amb la diligència d’un empresari ordenat i en conseqüència si s’origina un mal a la societat, tant la societat com els socis o un tercer podrien reclamar els danys causats a la societat per aquest. A més en el cas que la societat es trobi en una situació d’insolvència, la falta de diligència en l’actuació de l’empresari en la no presentació dels comptes, pot suposar que hagi de respondre dels deutes de la societat, ja que la Llei concursal estableix com un supòsit de concurs culpable la no formulació dels comptes anuals, no sotmetre’ls a auditoria en cas d’estar-hi obligat, o la falta de dipòsit en el Registre Mercantil en algun dels tres últims exercicis anteriors a la declaració de concurs.
• Pot arribar fins i tot a existir responsabilitat penal en cas de cometre conductes fraudulentes com ara falsificar els comptes anuals, tal com estableix l’article 290 del Codi Penal.

Atenció. Quan una societat no està obligada a auditar-se, els socis que representin almenys un 5% del capital (per si sols o agrupats) poden sol·licitar al registrador que nomeni un auditor perquè revisi els comptes. La sol·licitud s’ha de realitzar abans que hagin transcorregut 3 mesos des del tancament de l’exercici del qual s’han d’auditar els comptes.