La finalització d’una relació laboral sol anar acompanyada de diverses actuacions administratives i econòmiques. L’elaboració de la quitança, la comunicació de la baixa en Seguretat Social o l’emissió del certificat d’empresa són alguns dels tràmits més habituals.

No obstant això, existeix una qüestió que mereix una atenció especial per les conseqüències que pot tenir en matèria de cotització i prestacions. Ens referim a les vacances anuals reportades i no gaudides.

Les vacances no poden substituir-se lliurement per una compensació econòmica

Com a regla general, el període de vacances anuals retribuïdes s’ha de gaudir de manera efectiva i no es pot substituir per una compensació econòmica. No obstant això, existeix una excepció rellevant. Quan la relació laboral s’extingeix i queden dies de vacances pendents de gaudi, s’hauran d’abonar al treballador en la quitança.

La finalitat d’aquesta previsió consisteix a evitar que l’extinció contractual privi al treballador del dret econòmic derivat de les vacances ja generades.

• Atenció. La compensació econòmica de les vacances pendents únicament és admissible quan el contracte de treball ha finalitzat.

Les vacances pendents també cotitzen

L’abonament de les vacances no gaudides no suposa únicament una obligació salarial. L’empresa haurà d’efectuar una liquidació i cotització complementària corresponent a aquests dies de vacances pendents, fins i tot quan aquest període es prolongui més enllà del mes en què es produeix l’extinció del contracte. Així ho estableix l’article 30 de l’Ordre PJC/178/2025, de 25 de febrer.

Aquesta cotització complementària comprendrà cada dia de vacances pendents, sense prorrateig i aplicant, quan correspongui, els topalls màxims de cotització previstos legalment.

• Atenció. El fet que el treballador hagi cessat en l’empresa no significa que desaparegui l’obligació de cotitzar per les vacances reportades i no gaudides.

Com ha d’actuar l’empresa

Quan el contracte finalitza i existeixen vacances pendents, l’empresa ha de:

• Abonar al treballador la quantia corresponent a aquests dies dins de la quitança.
• Tramitar la baixa a la Seguretat Social en la data real d’extinció de la relació laboral.
• Efectuar la liquidació complementària de cotització corresponent a les vacances pendents.
• Reflectir adequadament aquesta informació en la documentació laboral i en les comunicacions efectuades a través del Sistema RED.

Atenció. La data de baixa del treballador i el període corresponent a les vacances pendents són conceptes distints i s’han de gestionar correctament.

Situacions que requereixen especial revisió

Existeixen determinats supòsits que poden generar dubtes pràctics. Per exemple, quan el nombre de dies de vacances pendents supera els dies restants fins a finalitzar el mes en què es produeix l’extinció, cal estendre la cotització al mes següent en els termes legalment previstos.

També poden plantejar-se particularitats quan el treballador inicia una nova relació laboral durant aquest període o quan concorren situacions de pluriocupació.

• Atenció. L’existència de noves contractacions o de períodes de cotització coincidents no elimina l’obligació inicial de cotitzar correctament per les vacances pendents.

Què passa amb la prestació per desocupació

Un altre aspecte especialment rellevant afecta l’accés a la prestació per desocupació. Quan el treballador percep una compensació econòmica per vacances no gaudides, no es considera en situació legal de desocupació fins que finalitza el període corresponent a aquestes vacances.

Per tant, el termini per a sol·licitar la prestació no començarà a computar des de la data d’extinció del contracte, sinó des de l’endemà d’aquell en què hagués finalitzat el gaudi teòric de les vacances abonades.

• Atenció. Informar adequadament el treballador sobre aquest aspecte pot evitar retards en la sol·licitud de prestacions i possibles incidències administratives.

El certificat d’empresa

El correcte emplenament del certificat d’empresa adquireix una rellevància decisiva en aquests supòsits. La informació relativa al període corresponent a les vacances no gaudides s’ha de reflectir adequadament per permetre la correcta gestió de les prestacions per desocupació. Una omissió o una comunicació incorrecta pot generar perjudicis per al treballador i posteriors actuacions de comprovació.

Quins conceptes s’han d’abonar

Les vacances pendents s’han de retribuir conforme a la normativa aplicable i al que es preveu, si és el cas, en el conveni col·lectiu corresponent. La composició exacta d’aquesta remuneració pot variar en funció de la regulació convencional existent.

Quan el conveni col·lectiu no estableixi regles específiques, caldrà analitzar quins conceptes salarials s’han d’integrar en aquest càlcul conforme a la doctrina judicial i a la pràctica habitual.

• Atenció. No tots els conceptes retributius reben necessàriament el mateix tractament. Convé revisar sempre el conveni col·lectiu aplicable.

Abans de formalitzar qualsevol extinció contractual, aconsellem verificar expressament si existeixen vacances pendents de gaudi i revisar el tractament que s’ha d’atorgar tant en la quitança com en matèria de cotització. Una adequada coordinació entre el departament laboral, la gestió administrativa i la tramitació a través del Sistema RED pot evitar errors que posteriorment resulten més complexos de corregir.

En matèria laboral, parar esment als detalls continua sent una de les millors eines per reduir riscos i garantir l’adequat compliment de les obligacions empresarials.