En la pràctica diària de moltes comunitats, les discrepàncies econòmiques acaben convertint-se en una de les principals fonts de tensió entre veïns. A vegades el problema sorgeix perquè comencen a acumular-se derrames difícils d’entendre. Altres vegades perquè determinades despeses augmenten de manera cridanera sense que existeixi una explicació prou clara. I en no poques ocasions, simplement perquè alguns propietaris tenen la sensació que els comptes s’aproven de pressa i sense veritable informació.

Quan això ocorre, la desconfiança sol créixer molt de pressa.

Hi ha propietaris que comencen a demanar extractes bancaris, d’altres sol·liciten factures concretes i alguns fins i tot plantegen la necessitat que un professional independent revisi tota la gestió econòmica de la comunitat. I és precisament aquí on apareix un dubte força habitual. Pot realment “auditar-se” una comunitat de propietaris?

La resposta exigeix fer alguns matisos importants.

• Atenció. La falta de claredat en els comptes sol generar més conflictes que moltes despeses extraordinàries. Com menys transparent resulta la informació econòmica, més difícil acaba sent mantenir la convivència dins de la comunitat.

LES COMUNITATS DE PROPIETARIS NO FUNCIONEN COM UNA EMPRESA

Un dels errors més freqüents consisteix a pensar que una comunitat de propietaris funciona igual que una societat mercantil des del punt de vista comptable. I no és així.

Les comunitats no tenen obligació de portar una comptabilitat ajustada al Pla General Comptable (PGC) ni al Codi de Comerç en els termes exigits a una empresa. Això significa que jurídicament no existeix una obligació formal de formular comptes anuals com les que elaboren les societats mercantils.

Precisament per això, l’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes (ICAC) va aclarir fa anys que la revisió dels comptes d’una comunitat de propietaris no pot considerar-se tècnicament una auditoria de comptes en sentit estricte. La raó és senzilla. El concepte legal d’auditoria està reservat per a entitats sotmeses a un marc normatiu comptable específic. I les comunitats de veïns no encaixen dins d’aquesta categoria.

Ara bé, que no pugui parlar-se tècnicament d’auditoria no significa que els comptes no puguin ser revisats ni verificats per un professional independent. De fet, cada vegada succeeix més.

• Atenció. No s’ha de confondre l’absència d’obligació d’auditoria amb la impossibilitat de revisar els comptes. Les comunitats sí que poden sotmetre la seva gestió econòmica a una comprovació tècnica externa.

LA REVISIÓ EXTERNA DELS COMPTES ÉS PERFECTAMENT POSSIBLE

Encara que jurídicament no estiguem davant una auditoria mercantil, sí que es pot encarregar un treball de revisió financera i comptable sobre la comunitat.

Aquest treball pot ser fet per professionals especialitzats amb prou coneixements per a analitzar la documentació econòmica, verificar moviments bancaris, revisar quotes comunitàries, comprovar derrames o analitzar si determinades despeses estan registrades i justificades correctament.

En aquests encàrrecs se sol revisar, entre altres qüestions, si s’han complert els acords aprovats en junta, si les quotes es calculen correctament, si existeixen diferències entre pressupostos i despeses reals o si la documentació bancària coincideix amb els moviments comptabilitzats.

En determinats casos també s’analitza si s’han aplicat correctament recàrrecs, descomptes o repartiments de despeses entre propietaris.

I encara que l’informe resultant no tingui tècnicament la consideració d'”auditoria de comptes”, sí que pot tenir un valor molt rellevant per a la comunitat.

Especialment, quan existeixen conflictes interns importants o sospites d’irregularitats.

QUAN SE SOL SOL·LICITAR UNA REVISIÓ D’AQUEST TIPUS

En la pràctica, aquestes revisions solen aparèixer en situacions bastant concretes. Per exemple, quan existeix un canvi d’administrador i la nova junta vol comprovar l’estat econòmic real de la comunitat. També quan es detecten desviacions importants en el pressupost, quan apareixen derrames reiterades o quan determinats veïns consideren que la gestió econòmica no és prou transparent.

Altres vegades la revisió es planteja simplement com una mesura preventiva per a reforçar la confiança interna i evitar futures discussions.

I, curiosament, en molts casos els problemes que acaben apareixent no tenen relació amb fraus greus ni amb apropiacions indegudes.

El més habitual sol ser trobar errors organitzatius, falta de documentació adequada, conciliacions bancàries incompletes o procediments administratius millorables.

Però fins i tot en aquests casos l’informe extern sol resultar molt útil, perquè permet ordenar la situació i aportar un criteri tècnic independent dins d’un entorn on moltes vegades predominen les tensions personals.

• Atenció. En nombroses comunitats, la intervenció d’un professional independent ajuda més a reduir conflictes interns que a detectar irregularitats econòmiques greus.

QUI POT IMPULSAR AQUESTA REVISIÓ

La revisió pot proposar-se des de diferents àmbits dins de la comunitat.

En alguns casos és el mateix president qui la planteja per a reforçar la transparència de la gestió. En d’altres, la iniciativa parteix de diversos propietaris que sol·liciten incloure l’assumpte en l’ordre del dia de la junta.

L’habitual és que la contractació d’aquesta mena de treballs acabi aprovant-se mitjançant acord comunitari, especialment perquè implica un cost econòmic que haurà d’assumir la comunitat.

Per això resulta important revisar prèviament els estatuts i les normes internes de funcionament, ja que algunes comunitats estableixen regles concretes sobre les majories necessàries o sobre el procediment per a incloure propostes en junta.

En qualsevol cas, convé abordar aquestes situacions amb una certa prudència.

Quan la revisió es planteja des de la confrontació personal o des d’acusacions directes, el conflicte sol enquistar-se encara més. No obstant això, quan es presenta com una eina de transparència i control objectiu, el clima dins de la comunitat sol millorar considerablement.

EL CONTROL ECONÒMIC DE LES COMUNITATS CADA VEGADA ÉS MÉS IMPORTANT

Les comunitats de propietaris gestionen avui dia imports econòmics molt superiors als de fa anys. Obres de rehabilitació, instal·lacions energètiques, ascensors, sistemes de seguretat, manteniment, subministraments, derrames extraordinàries o contractes de serveis impliquen moviments econòmics cada vegada més rellevants. I com més gran és el volum econòmic, major acaba sent també la necessitat de control i supervisió.

Per això la revisió externa dels comptes està deixant de veure’s com un fet excepcional reservat únicament a comunitats conflictives. En moltes ocasions comença a entendre’s simplement com una eina raonable de transparència, bona gestió i prevenció de problemes futurs.

Perquè, al final, quan els comptes són clars i la informació circula amb normalitat, la convivència dins de la comunitat sol funcionar molt millor.