Tot empresari i societat ha de realitzar la legalització dels seus llibres comptables en el termini de quatre mesos a comptar des de la data de tancament de l’exercici comptable. Si l’exercici comptable es correspon amb l’any natural, de l’01-01-2017 al 31-12-2017, en aquest cas, el termini per realitzar la legalització dels llibres comptables serà fins al 30 d’abril de 2018. Recordi que els llibres d’actes, socis i comptables només es podran diligenciar en format electrònic i presentar-los en el registre mercantil per via telemàtica.

D’acord amb la Instrucció del 12 de febrer de 2015, de la Direcció General dels Registres i del Notariat (DGRN), sobre legalització de llibres dels empresaris, les societats mercantils tenen l’obligació de gestió dels llibres societaris, inclosos el llibre d’actes i el llibre registre de socis (en cas de SA, llibre registre d’accions nominatives), exclusivament en suport electrònic i la seva legalització de forma telemàtica. D’aquesta manera, desapareix la legalització d’aquests llibres amb caràcter previ a la seva utilització en format paper.

En el llibre d’actes s’hauran de transcriure totes les actes dels òrgans col·legiats de les societats mercantils, actes de junta general (mínim l’acta de junta general ordinària d’aprovació de comptes anuals), i actes del consell d’administració (mínim una acta per trimestre) en suport electrònic. La legalització d’aquest llibre s’haurà de realitzar cada any.

La legalització del llibre registre de socis o del llibre registre d’accions nominatives només serà obligatòria l’exercici en què s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat de les participacions o de les accions o s’hi haguessin constituït gravàmens.

Si l’exercici comptable es correspon amb l’any natural, de l’01-01-2017 al 31-12-2017, en aquest cas, el termini per realitzar la legalització dels llibres comptables serà fins al 30 d’abril de 2018 en el registre mercantil competent.

Atenció. Tots els llibres s’hauran d’emplenar en suport electrònic i hauran de ser enviats per via telemàtica, dins dels 4 mesos següents al tancament de l’exercici social.

Per tot això, li recomanem que revisi tota la documentació mercantil que hagi pogut generar aquest any 2017 per verificar si ha incorporat actes de juntes o hi ha algun canvi de socis. Li preguem que ens facin arribar una còpia de cadascuna d’aquestes actes abans del dia 31 de març de 2018 per procedir, si escau, a confeccionar els “registres electrònics” necessaris per realitzar la legalització telemàtica de tota aquesta documentació.

Atenció. Totes aquestes actes han d’estar signades per tots els socis.