Amb el començament de l’any resulta imprescindible revisar com s’estan calculant les retencions de l’IRPF aplicables a la plantilla. No es tracta d’un mer tràmit administratiu, sinó d’una obligació que, si es gestiona de manera incorrecta, sol generar incidències tant per a l’empresa com per als treballadors.

Un dels elements clau en aquest procés és la correcta sol·licitud, actualització i conservació del model 145, document a través del qual el perceptor de rendiments del treball comunica la seva situació personal i familiar al pagador.

A continuació, li recordem els aspectes essencials que convé tenir presents.

1. Sol·licitud del model 145 a l’inici de la relació laboral

Cada vegada que s’incorpora un treballador a l’empresa, se li ha de facilitar el model 145 perquè pugui comunicar les seves dades personals i familiars abans d’iniciar la relació laboral o, com a màxim, abans de la primera meritació salarial.

Aquest document és la base sobre la qual es calcula el tipus de retenció que s’aplicarà a la nòmina des del primer moment.

Si el treballador no lliura el model, la normativa obliga a calcular la retenció com si es tractés d’una persona soltera, sense descendents ni ascendents a càrrec, la qual cosa normalment es tradueix en una retenció més elevada.

No disposar del model 145 no autoritza a “ajustar a criteri” la retenció: en absència del document, s’ha d’aplicar la situació més desfavorable per al treballador.

2. Revisió anual i comunicació de canvis al gener

Encara que el model 145 no s’ha de presentar cada any de manera automàtica, gener és el moment idoni per a recordar a la plantilla que comuniqui qualsevol variació que s’hagi produït en la seva situació personal o familiar.

Existeixen canvis que alteren de manera directa el tipus de retenció: naixement de fills, reconeixement de discapacitat, resolucions judicials que estableixen pensions compensatòries o anualitats per aliments, o modificacions rellevants en els ingressos previstos.

Quan el canvi suposi un augment del tipus de retenció i sigui possible regularitzar-lo durant l’exercici, la comunicació s’ha de fer en un termini de deu dies des que es produeix la circumstància.

Els canvis no comunicats a temps no eximeixen de responsabilitat: l’ajust arribarà més tard, normalment en la declaració de la renda.

3. Com s’ha de fer el càlcul de la retenció

El càlcul correcte de la retenció exigeix una previsió realista dels ingressos anuals del treballador. Per a això s’ha de tenir en compte:

• El salari fix anual, calculat multiplicant el salari mensual per dotze i sumant les pagues extraordinàries quan no estiguin prorratejades.
• Les retribucions variables previsibles, computant almenys les percebudes l’any anterior, tret que existeixin elements objectius que n’acreditin una disminució.
• Les retribucions en espècie, valorades conforme a la seva normativa fiscal específica.

Aquestes dades s’han de creuar amb la informació facilitada en el model 145, que és la que legitima el tipus de retenció aplicat.

Encara que existeixin dubtes sobre la veracitat de les dades declarades pel treballador, l’empresa ha de calcular la retenció conforme al comunicat i conservar el model signat.

4. Conservació del model 145 i documentació associada

El model 145 signat cal conservar-lo juntament amb la resta de documentació laboral del treballador. No és un document accessori ni prescindible: és la prova que l’empresa va actuar conforme a la informació facilitada.

En cas de comprovació per part de l’Administració tributària, disposar del model correctament emplenat sol marcar la diferència entre una incidència menor i un problema major.

La falta d’arxiu del model 145 pot traslladar la responsabilitat a l’empresa, fins i tot quan l’error prové del treballador.

5. Conseqüències de l’incompliment

Per al treballador, no comunicar canvis o facilitar dades incorrectes pot donar lloc a sancions rellevants, amb recàrrecs que poden oscil·lar entre el 35% i el 150% de les quantitats no retingudes correctament.

Per a l’empresa, no sol·licitar el model, no conservar-lo o calcular malament la retenció pot derivar en regularitzacions, requeriments i responsabilitats tributàries innecessàries.

Les incidències per retencions solen aparèixer amb retard, quan ja és més difícil corregir-les sense impacte econòmic.

6. Avantatges d’una gestió ordenada del model 145

Quan la informació està actualitzada, el treballador evita ajustos bruscos en la seva declaració de l’IRPF i manté una retenció coherent amb la seva situació real.

Per a l’empresa, una gestió ordenada redueix recàlculs a mitjan exercici, incidències amb la plantilla i riscos en cas de revisió.

Per aquest motiu, és recomanable lliurar al gener una breu circular interna als treballadors, acompanyada d’un exemplar del model 145, recordant la importància de revisar les seves dades.

Un petit recordatori al gener sol evitar molts problemes al juny.