El Projecte de Reial decret sobre registre horari encara està en fase d’informació pública i podria incorporar canvis abans de la seva publicació al BOE. Així i tot, les línies avançades apunten a una transformació profunda del control de jornada que convé tenir present com més aviat millor. L’esborrany conegut anticipa un model de registre horari molt més exigent, orientat a la digitalització, la traçabilitat i l’accés immediat a les dades.
El Projecte de Reial decret que desenvolupa el registre de jornada suposarà un gir important per a totes les empreses si finalment s’aprova en els termes publicats. L’enfocament és clar: posar fi a registres informals i garantir que la jornada real -i no la teòrica- queda reflectida de manera traçable, accessible i verificable.
Si bé encara no és al BOE, convé anticipar-se: els canvis afecten la tecnologia, l’organització interna i la manera de documentar la jornada.
El futur reglament desenvolupa els articles 12.4.c), 34.9 i 35.5 de l’Estatut dels Treballadors (ET) i defineix tres pilars que ja no seran opcionals:
- Objectivitat: el registre ha de reflectir dades imparcials i sense manipulació.
- Fiabilitat: qualsevol canvi deixa rastre visible, amb autoria i traçabilitat.
- Accessibilitat: tant treballadors com representació i autoritat laboral podran accedir-hi de manera senzilla.
Atenció. Si la seva empresa utilitza plantilles en paper o sistemes sense control de modificacions, el model quedarà automàticament fora de compliment quan entri en vigor.
Registre obligatori mitjançant mitjans digitals
El projecte obliga al fet que el registre es faci per mitjans digitals al centre de treball o accessible des d’ell. Es permetrà un sistema alternatiu, però només si compleix els principis tècnics i està avalat per un informe d’un tècnic competent.
- Atenció. No es tracta d'”una App qualsevol”: el sistema haurà de demostrar autenticitat, traçabilitat i resistència a manipulacions.
Contingut mínim que haurà de recollir el registre
L’article 3 detalla una llista àmplia de dades que hauran de constar en el registre, com per exemple:
- Inici i fi de jornada amb hora i minut exactes
- Pauses registrades també amb hora i minut
- Treball presencial o a distància
- Hores ordinàries, extraordinàries o complementàries
- Temps d’espera i de disponibilitat
- Interrupcions de la desconnexió digital
- Total diari i mensual
- Identificació i autoria de cada modificació
Atenció. Les pauses passen a ser obligatòriament registrables. Si l’empresa no controla interrupcions i temps a disposició, la Inspecció podrà recalcular hores i reclamar cotitzacions.
Com s’hauran de fer els assentaments
L’article 4 marca regles estrictes:
- El registre s’ha de fer personalment i immediat per qui treballa.
- Qualsevol canvi exigeix autorització de l’empresa i del treballador.
- En cas de discrepància, es notificarà a la representació legal i quedarà reflectida.
- Si hi ha incidència tècnica, es podrà fer servir un altre mitjà, però després haurà de bolcar-se al sistema.
Atenció. Queda prohibit registrar la jornada “a posteriori” o per tercers. Sistemes on el comandament introdueix els fitxatges quedaran invalidats.
Protecció de dades i límits d’accés
El registre haurà de complir el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) sota criteris de minimització, necessitat i proporcionalitat.
Accessos previstos:
- El treballador podrà consultar i obtenir còpia en qualsevol moment.
- L’empresa lliurarà un resum mensual amb la nòmina.
- La representació sindical tindrà accés immediat.
- La Inspecció podrà accedir remotament i presencial.
Atenció. Queda prohibit incloure DNI, domicili o dades no necessàries. A més, en casos de conciliació o flexibilitat hauran d’anonimitzar-se tercers.
Nou protocol obligatori en totes les empreses
L’article 7 exigeix l’elaboració d’un protocol d’organització del registre que ha de:
- Definir com es registren els assentaments i canvis
- Limitar quines dades es recullen
- Incorporar una avaluació periòdica del sistema
- Implicar la representació legal
- Formar els treballadors (com a temps de treball, no costejat per ells)
Atenció. No n’hi haurà prou amb “tenir un sistema”. Serà obligatori tenir documentació interna traçable, actualitzada i amb participació formal de la representació.
Subcontractes, ETT i relacions laborals especials
El projecte dedica articles específics a aquests temes:
- En ETT, el compliment correspon a l’empresa usuària.
- En subcontractes, s’ha de garantir el registre al centre de treball.
- El servei de la llar familiar podrà fer el registre per qualsevol mitjà proporcionat.
- Activitats amb normes específiques aplicaran aquesta regulació en el no incompatible.
Atenció. Empreses multiservei i contractes hauran de revisar contractes i responsabilitats: la Inspecció podrà exigir registre en origen i destinació.
Conservació i disponibilitat dels registres
Els registres s’hauran de conservar 4 anys complets i estar disponibles al centre de treball o accessibles des d’ell. No serveix emmagatzemar-los “al núvol” sense accés immediat. La Inspecció exigirà consulta instantània.
El que encara no és aprovat (i pot canviar)
Encara que el text està tancat per a informació pública, hi ha punts que poden variar abans de publicar-se al BOE:
- No s’endureixen sancions perquè només poden modificar-se per Llei, no per Reial decret.
- Els requisits tècnics definitius es desenvoluparan en normes posteriors, per la qual cosa encara no existeix un estàndard oficial únic.
- No es descarta que s’ajustin terminis d’implantació o excepcions per a microempreses.
- L’entrada en vigor serà al cap de 20 dies de la seva publicació, sense període transitori previst.
Si el Reglament es publica sense transició, les empreses que no estiguin preparades arribaran tard des del primer dia.
Recomanacions
- Revisar si el sistema actual compleix objectivitat, traçabilitat i accés immediat.
- Preparar el protocol intern com més aviat millor.
- Triar solucions tecnològiques que permetin petjada d’auditoria.
- Formar comandaments i plantilla abans de l’entrada en vigor.
- En subcontractes, definir per escrit qui assumeix l’obligació.