Cada any moltes empreses lliuren primes, gratificacions o retribucions especials als seus treballadors o directius. Són una manera de reconèixer l’esforç, premiar resultats o compensar assoliments concrets. Fins aquí, tot bé. El problema arriba quan cal reflectir-ho correctament en la comptabilitat.

L’Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes (ICAC) ha publicat un nou aclariment (BOICAC 143, octubre 2025) sobre com registrar aquests pagaments. La idea principal és senzilla: la despesa es registra quan s’aprova, no quan es paga.

• Atenció. Si l’empresa decideix al desembre pagar una prima al juny, la despesa pertany a desembre, no a l’any següent.

Què significa això en la pràctica?

Imagini que a l’abril la seva empresa aprova una prima extraordinària per a l’equip pels bons resultats de l’any, i decideix pagar-la quan s’aprovin els comptes. Encara que els diners surtin mesos després, la despesa cal anotar-la l’any de l’acord, perquè aquí és quan neix el dret del treballador.

El mateix passa amb directius o consellers que reben una retribució especial per aconseguir objectius o tancar una operació important: la despesa es genera en el moment en què s’aprova oficialment l’incentiu, no quan entra en nòmina.

• Atenció. Hisenda i els auditors no miren “quan es paga”, sinó “quan es va comprometre l’empresa a pagar-ho”.

Què passa amb els incentius lligats a accions o participacions?

En alguns casos, sobretot en empreses amb directius o socis clau, els incentius es vinculen al valor de les accions de l’empresa o a un pla de participació.

En aquests casos, el tractament comptable és distint: l’empresa ha de registrar la despesa a mesura que el treballador va generant el dret, i ajustar el valor en funció de com evolucionin les accions o els resultats.

No fa falta conèixer la norma comptable exacta; n’hi ha prou amb entendre que aquests plans cal reflectir-los amb cura, perquè afecten directament els resultats i poden revisar-se cada any fins que es paguin.

Si la seva empresa té plans d’incentius, opcions o primes lligades al valor de la companyia, convé revisar-los amb un assessor abans del tancament de l’exercici.

Si es va cometre un error en registrar la despesa

Si en el seu moment l’empresa no va comptabilitzar correctament la prima o incentiu, s’ha de corregir amb efectes retroactius: és a dir, ajustar els comptes de l’exercici al qual pertany i deixar constància clara en la memòria. No és greu si es fa a temps, però ignorar-ho pot comportar requeriments o ajustos posteriors.

• Atenció. Molts errors es descobreixen quan arriba una auditoria, o fins i tot una inspecció. Corregir a temps és molt més fàcil (i barat).

Com fer-ho bé des del principi?

• Deixi-ho tot per escrit. Guardi actes o acords en què consti l’aprovació de la retribució.
• Registri la despesa l’any correcte. Si s’aprova el 2025 encara que es pagui el 2026, pertany a 2025.
• Separi el laboral del mercantil. Si el beneficiari és treballador, és despesa de personal. Si és conseller sense contracte laboral, és un servei professional.
• Expliqui bé el motiu. En cas d’inspecció, poder justificar el perquè de l’incentiu (rendiment, creixement, fidelització) dona molta solidesa.

L’important no és quan es paga, sinó quan neix el dret. Aquest detall pot marcar la diferència entre una comptabilitat correcta o una revisió futura.

Moltes pimes i despatxos petits no es detenen a pensar quan reporten aquestes despeses. No obstant això, les primes, comissions o incentius mal registrats poden distorsionar els resultats de l’exercici o fins i tot generar sancions si Hisenda detecta incoherències.

En el nostre despatx ajudem les empreses a revisar els seus incentius, primes i retribucions variables per a assegurar-nos que tot està correctament documentat, reportat i registrat. Així, no sols evita riscos, sinó que millora la imatge de la seva empresa davant bancs, socis i inversors.

L’ajudem a:

• Revisar els seus acords de retribucions abans del tancament de l’exercici.
• Detectar possibles errors comptables o fiscals.
• Ajustar correctament els comptes i preparar la documentació per a auditoria o inspecció.
• Planificar les primes del pròxim any per a evitar problemes.