El pasado 5 de marzo se publicó en el BOE la Orden ISM/164/2026, que regula el nuevo Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería, una herramienta destinada a facilitar la tramitación de procedimientos administrativos relacionados con permisos de residencia, trabajo y otros trámites migratorios. La norma entró en vigor al día siguiente de su publicación.

En esencia, introduce una nueva figura: entidades habilitadas que pueden presentar electrónicamente solicitudes de extranjería en nombre de otras personas.

A primera vista puede parecer un cambio técnico, pero en la práctica puede tener un impacto importante en cómo se gestionan muchos expedientes.

1. Un sistema pensado para facilitar los trámites de extranjería

La normativa responde a una realidad bastante conocida: muchas personas extranjeras encuentran dificultades para tramitar sus expedientes administrativos.

No siempre se trata de una cuestión legal. A veces el problema es más sencillo:

• Desconocimiento del procedimiento
• Dificultades con la administración electrónica
• Barreras lingüísticas
• Situaciones de vulnerabilidad

La nueva orden crea un registro de entidades que podrán actuar como colaboradoras en la presentación electrónica de solicitudes.

Es decir, podrán realizar determinados trámites administrativos en representación de las personas interesadas.

• Atención. Este sistema no sustituye otras formas de representación ya existentes. Es simplemente una vía adicional para facilitar la tramitación de expedientes.

2. ¿Qué entidades podrán actuar como colaboradores?

No cualquier organización podrá inscribirse en este registro. La norma establece dos tipos de entidades que podrán hacerlo:

• Organizaciones sindicales representativas
• Entidades sin ánimo de lucro con actividad vinculada al ámbito migratorio

Además, deberán cumplir varios requisitos. Entre otros:

• Tener al menos tres años de antigüedad
• Estar al corriente de obligaciones fiscales y de Seguridad Social
• No haber sido sancionadas ni condenadas por infracciones relacionadas con su actividad
• Acreditar experiencia real en la asistencia a personas extranjeras

La administración pretende asegurarse de que las entidades que participen en este sistema tengan experiencia suficiente.

• Atención. Las entidades deberán demostrar que llevan tiempo trabajando en acompañamiento, asesoramiento o integración de personas migrantes.

3. ¿Cómo funcionará el registro?

El Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería dependerá de la Secretaría de Estado de Migraciones, y su gestión corresponderá a la Dirección General de Gestión Migratoria.

La inscripción deberá realizarse de forma electrónica y tendrá una validez de cuatro años, aunque podrá renovarse. El procedimiento es relativamente sencillo:

• Solicitud electrónica
• Revisión de requisitos
• Resolución en un plazo máximo de dos meses

Si en ese plazo no hay respuesta, se aplicará el silencio administrativo positivo. Es decir, la inscripción se entenderá concedida.

• Atención. Las entidades deberán mantener actualizado un censo de las personas autorizadas para representar a los interesados en los procedimientos.

4. Obligaciones de las entidades colaboradoras

La inscripción en el registro también implica asumir determinadas responsabilidades. Entre ellas:

• Verificar que las personas habilitadas tengan formación suficiente
• Garantizar que las gestiones se realicen correctamente
• Acreditar la representación de los interesados
• Disponer de firma electrónica válida
• Cumplir la normativa de protección de datos

Además, deberán contar con un seguro de responsabilidad civil que cubra su actividad. Otro aspecto relevante es que la representación que presten en estos trámites debe tener carácter gratuito.

• Atención. Las entidades deberán presentar periódicamente memorias o auditorías de actividad que permitan evaluar el impacto de su trabajo.

5. Qué significa esto para quienes necesitan tramitar un expediente

Este nuevo sistema busca mejorar la accesibilidad de los procedimientos administrativos. En la práctica puede facilitar, por ejemplo:

• Solicitudes de residencia
• Permisos de trabajo
• Trámites de regularización
• Procedimientos administrativos vinculados a extranjería

Sin embargo, conviene recordar que estos expedientes siguen siendo procedimientos jurídicos complejos, donde una documentación mal presentada o un error en el procedimiento pueden retrasar el expediente durante meses.

Aunque existan nuevas vías de presentación, la correcta preparación del expediente sigue siendo clave para evitar incidencias administrativas.

La creación de este registro refleja una tendencia clara en la Administración: avanzar hacia una tramitación cada vez más electrónica y apoyarse en entidades colaboradoras para facilitar el acceso a los procedimientos.

Pero al mismo tiempo confirma algo que quienes trabajan habitualmente con expedientes de extranjería conocen bien: cada caso requiere analizar la situación concreta de la persona interesada.

Permisos, renovaciones, arraigos o autorizaciones especiales pueden depender de detalles aparentemente pequeños. Por eso, antes de iniciar cualquier trámite, suele ser recomendable revisar el caso con profesionales especializados en extranjería, para evitar errores que después resulten difíciles de corregir.